10 predloga kako dobro organizovati svoje vreme

Dobra organizacija vremena je posla posla i može vam pomoći da unapredite svoju karijeru. Kada znate kako organizovati vreme, to će vam pomoći da posao završite na vreme i ostanete angažovani tokom važnih sastanaka. Takođe vam pruža prostor da budete kreativni i proaktivni u svojim zadacima. To se takođe odnosi i na vaš lični život. Jake veštine upravljanja vremenom su vaš saveznik u postizanju ključnih ciljeva i/ili karijernom napretku.

Efikasna organizacija vremena kroz nekoliko saveta

Da li postoji recept za dobru organizaciju vremena? Da, a u tekstu ćemo vam predstaviti nekoliko saveta i praktičnih alata kako se organizovati.

• Kontrola vremena

Znajte tačno kako provodite vreme. U kancelarijskom okruženju trebalo bi da znate šta vam krade vreme. Na primer, možda trošite sat vremena na e-poštu, umesto da dovršite započet projekat. Znajući tačno kuda ide vaše vreme možete pomoći sebi kako da delegirate zadatke i postavite prioritete. Postoji mnogo načina za određivanje prioriteta, a NLP treninzi vam daju jako važne tehnike upravo za to, kao i za postavljanje pravih ciljeva i preduzimanje jasnih akcionih koraka ka njihovom ostvarenju.

• Vremensko ograničenje

Postavljanjem vremenskog ograničenja za određeni task može biti zabavno. U stvari, to može biti i vrsta igre ili izazova. Osmislite sebi nagradu za obavljeni zadatak. Ovo možete primeniti za bilo koji task. Postavite određeno vremensko ograničenje i pokušajte da završite zadatak u predviđenom roku. U ovo možete uključiti i svoje kolege, tim ukoliko zajedno radite na nečemu. Nakon primene primetićete da će vam pomoći u odgovoru na pitanje kako organizovati vreme na poslu.

• Softverski alati za upravljanje vremenom

Tehnologija je sve sofisticiranija u upravljanju vremenom. Internet nudi čitav spektar aplikacija i alata, a neki su vrlo korisni za poslovno upravljanje, posebno za praćenje i procenu dnevnih procesa.

• To do lista

To do lista uvek štedi vreme. Ako imate spisak, nećete se pitati šta je na dnevnom redu ili šta dalje. Lista vas drži fokusiranim i motivisanim, a poseban je osećaj zadovoljstva kada štiklirate zadatak sa liste. Čak i ako ste okruženi distrakcijama, lista će vas vraćati na pravi put.

• Planiranje unapred

Pre nego što počnemo efikasno upravljati vremenom, najviše pažnje posvetimo u traženju odgovora na pitanje kako se organizovati. Ako budete efikasni u planiranju i razmišljanju kako ćete sve postići, lako ćete moći da se pridržavate poslovnog rasporeda. U idealnom slučaju, trebalo bi da imate plan unapred za nedelju ili bar dan ranije. Kada tačno znate šta treba obaviti za dan ili nedelju, ostaćete organizovani i koncentrisani.

• Određivanje prioriteta

Postoji mnogo načina za određivanje prioriteta onoga što treba uraditi. Neko će se odlučiti da prvo završi brze, jednostavne taskove, a zatim duže, koji traže više koncentracije, ili obrnuto. Neko će kombinovati zahtevnije sa manje zahtevnim zadacima. Važno je otkriti šta je najproduktivnije za vas, jer procena prioriteta jeste ključna za dobru organizaciju vremena. Tehnike koje dobijate na NLP treninzima rezultuju dobrom organizacijom.

• Delegiranje i uključivanje drugih ljudi

Ne možete sve sami?! Možda je vreme da nekoga uključite za neke jednostavne procese u vašem poslu, što vas može osloboditi da se usredsredite na veće projekte ili složenije zadatke.

• Fokus na jedan zadatak

Ako ste odlučili da izvršite zadatak, završite ga do kraja.
Napuštanje trenutnog zadatka i bavljenje nečim drugim može dovesti do produžavanja operativnog procesa u obavljanju oba zadatka. Na primer: usred ste pisanja izveštaja, a zatim odjedno prekidate i proveravete e-poštu bez razloga i odgovarate na isti. To nije samo loše upravljanje vremenom već i loše za vašu koncentraciju. Usredsredite se na zadatak koji je u toku i izbegavajte ove zamke.

• Unošenje promena u raspored

Ako se osećate energičnije u određeno doba dana, promenite svoj raspored. Iskoristite svoje vreme. Neki ljudi su energičniji ujutru, dok su neki “noćne ptice”. Kada shvatite koji je najbolji vremenski period za vas, i prilagodite raspored svom tempu, uživaćete u blagodetima i mogućnostima da uradite više.

• Izbegavanje savršenstva

Ne dozvolite da savršeno bude gore od dobrog. Kako organizovati dan nije lako, te izbegavajte prekomerno analiziranje svega što radite, ako želite stići uraditi sve obaveze u toku dana. To, međutim, ne znači da budete nepažljivi ili nemarni. Kada završite zadatak i date mu sve od sebe, nastavite dalje.

Šta možemo zaključiti…

Efikasna organizacija vremena na kraju je rezultat ispravnog stava i posvećenosti svojim ciljevima. Softverski alati mogu vam pomoći u odgovoru kako organizovati sebe i svoje vreme. Takođe vam je na raspolaganju mnoštvo kalendara i uređaja za praćenje vremena koji pomažu dobroj organizaciji.

Bez obzira na savete ili alate koje koristite, mudro trošite svoje vreme, naučite kako se organizovati, ali takođe odvojite vreme za odmor i opuštanje kako biste bili zadovoljni i motivisani za dalji rad.